Parte de nuestra ansiedad y estrés laboral vienen por el desbordamiento ante la falta de tiempo en el trabajo, y el deseo de querer mejorar nuestra productividad laboral.

A continuación os comparto unas claves para organizar vuestro tiempo en el trabajo, evitar la procrastinación de tareas y en definitiva readueñaros de vuestro timing laboral.

Antes de leer estas pautas, es importante:

• Evita aplicar todas las sugerencias de golpe. Que sea gradual.

• No tienes por qué aplicarlas todas. Una sola ya es una mejoría.

• Empieza por las más fácil de aplicar para ti.

• Tomate tu tiempo para poder llevarlas a cabo: los cambios de hábitos han de ser firmes, pero no bruscos. En caso contrario, el propio cambio se convierte en un estresor.

Claves para evitar ser un apagafuegos en la oficina:

1. Dedica unos minutos a planificar por prioridades tus tareas diarias: Aunque parezca una pérdida de tiempo, ahorrarás a medio plazo. Ten visible esa lista de tareas, como recordatorio.

   Al acabar la jornada, revisa la lista. ¿Qué te impide cumplirla?:

• Distracciones.

• Imprevistos que trataste como urgencias (cuando no lo eran).

• Urgencias verdaderas.

• Sobrestimación de tus expectativas en la planificación. Muy común.

Con este ejercicio (10 minutos) durante unos días tendrás un mapa detallado de  “cómo» y en «qué» se te escapa el tiempo”.

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2. Una vez hayas identificado los distractores, imprevistos camuflados de urgencias, urgencias reales y exageración de expectativas. Ponte una estrategia para:

• Eliminar de tu radio de atención los Estímulos Distractores: móvil, redes sociales, email etc. Ponte un horario para ello.

• Imprevistos camuflados de urgencias: haz una sencilla clasificación de los tipos de asuntos “escondidos” diariamente en forma de urgencias, y ten una respuesta preparada para posponerlos. Por ejemplo “este cliente tan demandante, le atenderé como al resto”.

• Urgencias reales: si tienes demasiadas, conviene plantearlo a tus superiores o compañeros, para reconfigurar tu sistema de trabajo y objetivos. Si te cuesta, apóyate en la lista anterior (mental o en papel). Tus argumentos tendrán más peso.

• Saber pedir ayuda: es una capacidad laboral importantísima para resolver asuntos que se nos van de las manos. ¿contratarías a un trabajador que se niega por norma a pedir ayuda?.

• Si te das cuenta que sobrestimas tus expectativas (todos lo hacemos, pero cuando es una constante hay un problema): El realismo es una de tus asignaturas pendientes.

3. El correo electrónico laboral. Procura utilizarlo sólo como herramienta. Revisar el correo se ha convertido en una tarea más, y el correo es una herramienta, no una tarea en sí!. En muchos casos ganarás tiempo resolviendo asuntos por teléfono o en persona. Indica (a quien puedas), que te envíen los menos correos posibles, concisos y con el asunto explícito. Haz tú lo mismo.

   Márcate un horario para revisarlo: por ejemplo, a primera hora de la mañana y a media tarde.

4. Apóyate en sistemas de alertas y fechas límite para cumplir ciertos objetivos, semanales, mensuales o trimestrales. La procrastinación de tareas se reduce notablemente cuando nos ponemos fechas límite. Comunícaselo a tu equipo de trabajo.

5. Procura conocerte un poco más ¿cuales son tus puntos débiles? Si dejas el trabajo más aburrido para el final del día, y te va bien, genial! Pero si trabajas con la sensación de malestar por tener “esa tediosa tarea pendiente” quítatela cuanto antes! y automáticamente prémiate por ello (un café, un snack…).

Dejar el trabajo tedioso para el final a veces puede vivirse como una losa, como nos cuenta el gran Quino a través de Mafalda y Felipe 🙂

6. Aprende a diferenciar los imprevistos de las urgencias. Ante las situaciones desbordantes tratar de recordar que “esto siempre se ha solucionado antes”.

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7. Comunica a compañeros de confianza, estos cambios. Así podrán estar en sintonía con tus nuevos propósitos, y ser apoyo, no lastre. Quizá a ellos también les venga bien.

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8. Aprende a decir “no puedo ahora” o “en cuanto pueda lo miro”. Empieza poco a poco, con personas de más confianza, y por pequeños gestos, no te exijas demasiado, póntelo fácil.

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9. Programa ycumple tus descansos del día, y añade algún descanso extra después de una situación especial estresante. Los descansos te ayudan vertebrar la jornada, y sobre todo: te ayudan a reponer energía y concentración.

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10. Si de repente, sin darte cuenta, te saltas todos tus propósitos, y recaes en las viejas dinámicas. Recuerda a los entrenadores deportivos cuando su equipo no da pie con bola y piden un “tiempo muerto”; es decir un rato para salir del juego, y observar desde fuera. Sal a la calle, haz respiraciones, llama a un amigo por teléfono … lo que te vaya mejor para calmarte desde la distancia y poder retomar de nuevo las cosas.

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Y como siempre, mucho ánimo y aquí me tienes para tus posibles dudas o sugerencias.